A iminente reforma tributária começa a evidenciar as deficiências nas operações fiscais das organizações brasileiras. Com a implementação do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) a menos de nove meses, um número significativo de empresas ainda se depara com fluxos de trabalho demorados e uma dependência excessiva de intervenções manuais.
Uma pesquisa conduzida pela V360, especializada em automação de pagamentos a fornecedores, revela que a maioria das empresas (62,2%) gasta mais de 20 dias para efetuar o registro de uma nota fiscal em seus sistemas, sendo que 22,3% chegam a exceder 30 dias para essa tarefa.
Paradoxalmente, 87% das organizações declaram possuir um elevado grau de automação fiscal. Esse contraste aponta para o que especialistas denominam "falsa automação", caracterizada por processos digitalizados que, contudo, ainda demandam significativa participação humana.
Mesmo com o progresso tecnológico, a adequação ao vindouro modelo fiscal promete intensificar a pressão sobre estruturas tidas como ineficientes. Esse panorama expõe importantes entraves justamente quando o Brasil se prepara para transformações substanciais em seu arcabouço tributário.
O estudo abrangeu 355 profissionais de empresas de médio e grande porte, predominantemente com alto volume de operações. Entre as companhias investigadas, 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.
Automação incompleta e morosidade
Na realidade, a automação ainda se mostra deficiente. Apesar de 61% das empresas conseguirem realizar a captura automática de notas fiscais, somente 49% efetivam o registro no sistema sem a necessidade de intervenção manual.
Essa condição decorre da dependência de integrações e validações complementares para que o Enterprise Resource Planning (ERP) opere com total eficácia no complexo cenário tributário brasileiro. O ERP, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, atua como um centro nevrálgico para as organizações.
“Muitas companhias creem estar automatizadas, mas persistem na dependência de colaboradores para validar informações e finalizar procedimentos”, explica Izaias Miguel, CEO da V360. Ele acrescenta: “O documento é inserido automaticamente, porém exige ajustes e verificações antes de prosseguir no sistema.”
Perigos operacionais
A pesquisa também identifica lacunas na validação de notas fiscais. Somente 48% das empresas realizam uma conferência integral, cotejando itens, valores e quantidades com os pedidos de compra correspondentes.
Enquanto isso, 44% efetuam verificações parciais, e 8% ainda operam de maneira completamente manual.
Tal panorama eleva os riscos de pagamentos incorretos, equívocos fiscais e a fragilização do controle interno, sobretudo em organizações que lidam com um grande número de fornecedores.
“O intervalo entre a emissão e o registro da nota fiscal serve como um indicador nítido de eficiência. Quando esse processo se estende por semanas, há um inevitável acúmulo de exceções e retrabalho”, observa Miguel.
A pressão da reforma
A implementação do novo modelo tributário promete intensificar essa situação. As empresas precisarão ajustar seus sistemas para operar concomitantemente com normas antigas e novas, além de gerenciar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), componentes do IVA Dual.
Conforme a avaliação do CEO da V360, o maior desafio transcende a mera compreensão da reforma, residindo em sua execução prática dentro de estruturas empresariais complexas e com baixa integração.
“A pesquisa evidencia vulnerabilidades cruciais nos procedimentos de validação: menos da metade das companhias realiza uma verificação exaustiva das notas fiscais em comparação com os pedidos de compra, enquanto as demais operam com validações incompletas ou manuais. Essa conjuntura eleva a probabilidade de erros”, afirma Miguel.
Período de testes
Em 2026, a reforma tributária entrará em uma fase experimental, com as empresas aplicando alíquotas simbólicas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, valores que serão abatidos dos tributos vigentes. A partir de 2027, os cinco impostos sobre o consumo serão progressivamente descontinuados, e as alíquotas da CBS e do IBS serão elevadas.
Mesmo com alíquotas modestas, as obrigações acessórias tornam-se imediatamente aplicáveis. As empresas terão de evidenciar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos mandatórios e classificar corretamente produtos e serviços. Em dezembro, a Receita Federal decidiu suspender as penalidades pela ausência da discriminação desses dois novos tributos nas notas fiscais até o quarto mês subsequente à regulamentação da CBS e do IBS.
De acordo com Miguel, neste contexto, a automação transcende a função de mera ferramenta operacional para se tornar um elemento estratégico. “Organizações mais eficientes tendem a adquirir maior agilidade para gerenciar as transformações, ao passo que aquelas com processos desintegrados podem encarar custos mais elevados, equívocos e maiores obstáculos na adaptação”, conclui.
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